Wij staan voor u klaar   0314 - 399 088

Blog

Thuiswerken definitief integreren in je organisatie: Stap 1 | Communicatie

“Werk thuis, tenzij het niet anders kan”. Toen deze woorden werden uitgesproken door Mark Rutte, werd het zaadje in Nederland voor het fenomeen thuiswerken officieel geplant. Een deel van de Nederlanders werkte al thuis, maar voor de grotere meerderheid onder ons was dit erg wennen. Niet alleen voor medewerkers, maar ook voor werkgevers was dit aanpassen aan de situatie. Want: wat als je thuiswerken eigenlijk totaal niet bij je organisatie vond passen, maar er toch aan moest geloven?

Hoe integreer je thuiswerken dan definitief in je organisatie,

zonder je betrokken bedrijfscultuur te verliezen? Hoe zorg je voor de juiste manier van communiceren? Hoe zorg je voor de realisatie, zoals het creëren van fijne thuiswerkplekken? En hoe zorg je tot slot voor de juiste uitvoering en begeleiding, zodat het thuiswerken ook een succes wordt en blijft? In deze blogserie nemen we je mee in deze drie hoofdpijlers, zodat thuiswerken succesvol kan worden geïntegreerd binnen jouw organisatie.  In deze blog bespreken we het onderwerp communicatie.

De veelgemaakte fouten binnen interne communicatie (en hoe je ze kunt voorkomen)

Oké: Je moet gaan thuiswerken, samen met al je werknemers. Wanneer je dit voorheen niet deed, kan dit een behoorlijk moeilijke overweging zijn. En dan komt ook nog de afweging of  je dit niet definitief door moet gaan voeren, want je medewerkers lijken het toch wel erg fijn te vinden om (deels) thuis te werken…

Dus je kiest voor een definitieve integratie van het (deels) thuiswerken, maar hoe communiceer je dit nou op een juiste manier, zodat de mensen die het thuiswerken niet zien zitten ook enthousiast en gemotiveerd raken? We vertellen je vandaag hoe je een verandering het beste kan communiceren en hoe je na het doorvoeren goed blijft communiceren. 

‘Communiceren? Zeker belangrijk, daarom communiceren we ook altijd duidelijk.’

Een uitspraak die je veel voorbij hoort komen op de bedrijfsvloer. Organisaties zien in dat communicatie  belangrijk is, maar een veelgemaakte fout is dénken dat je juist communiceert terwijl dit eigenlijk niet het geval is. Ze zeggen niet voor niets “The single biggest problem in communication is the illusion that is has taken place”.

Wanneer je een boodschap over probeert te brengen of een verandering door probeert te voeren en het effect niet is zoals gewenst, ligt het waarschijnlijk aan de manier van overbrengen. Ook wanneer je medewerkers het gewenste gedrag vertonen maar er onrust heerst op de afdelingen, is dit waarschijnlijk het geval. De oplossing? Het verschil weten tussen informeren en communiceren.

Het effectief communiceren van een bedrijfsverandering zoals thuiswerken

Wanneer je een verandering doorvoert, begint het allemaal bij het mededelen en verspreiden van informatie onder je medewerkers. Echter stoppen veel DMU’s op dat moment met ‘communiceren’ of wordt er enkel aan de mail ‘voor vragen kun je hier heen mailen’ toegevoegd. Op dat moment is het communiceren mislukt, omdat medewerkers eigenlijk aan hun lot worden overgelaten terwijl er juist wordt gehoopt op betrokkenheid en verbondenheid. Deze twee doelen kunnen worden bereikt door niet alleen te informeren, maar ook te cómmuniceren.

We leggen dit je graag uit aan de hand van de Trap van Quirke, een model dat houvast biedt bij het doorvoeren van veranderingen. Zoals je kunt zien bestaat de eerste stap inderdaad uit het ‘ervan weten’. Dit kun je doen door middel van een e-mail, een poster, een nieuwsbrief of een melding op Intranet.

Deze middelen zorgen er dus enkel voor dat je personeel er van afweet. Maar wil je ook dat je medewerkers begrip tonen voor de beslissing? Kies dan ook voor een (online) presentatie en licht toe waarom jullie ook na de coronacrisis  blijven thuiswerken. De volgende stap is het ondersteunen van je personeel en ervoor zorgen dat ze zich betrokken voelen.

via Digitalecampus

Hoe? Maak ruimte voor feedback en nog belangrijker: doe er ook wat mee.

Niets is minder motiverend dan als medewerker feedback geven en er vervolgens niks meer over horen. Je kunt de keuze maken om er niks mee te doen, maar koppel dit dan in ieder geval terug naar je medewerkers. Ook kun je groepsgesprekken organiseren over het thuiswerken. Dit werkt ook goed voor de laatste stap: de medewerkers zich verbonden laten voelen.

Door het samen te hebben over de situatie en over  bijvoorbeeld problemen, wordt verbondenheid gecreëerd. Heeft een medewerker zich gemeld omdat hij het moeilijk vindt om zich te concentreren? Gooi het in de groep, of organiseer een gezamenlijke call om dit probleem te bespreken. Medewerkers spreken elkaar dan en zien dat ze er niet alleen voor staan.

We zijn allemaal mensen

Hoe zakelijk het er soms op de werkvloer aan toe gaat: we zijn allemaal mensen en vinden verandering allemaal moeilijk. Ook dit is erg belangrijk om te onthouden wanneer je een verandering doorvoert. Denk bij jezelf na: hoe zou jij reageren? Je zou waarschijnlijk veel vragen hebben.

Toon daarom als werkgever interesse in je medewerkers. Vraag hoe het ze afgaat in deze coronatijd en hoe ze het thuiswerken ervaren. Vraag door en toon écht interesse. Je zult zien dat een vraag als ‘hoe gaat het met je’, ‘Lukt het allemaal in deze rare tijden’, of ‘Heb je nog ergens hulp bij nodig’ wonderen kan doen.

En geven medewerkers nou aan dat ze wel want handvaten kunnen gebruiken bij het thuiswerken, of dat ze toch niet helemaal lekker thuis kunnen werken door verkeerd meubilair of misschien wel een vervelende werkomgeving? Geen paniek, we vertellen je in de volgende blog hoe je het thuiswerken praktisch kunt realiseren.